Os estudantes / diplomados da Universidade do Porto que concluíram os seus cursos na instituição podem, a partir de agora, pedir as suas certidões de grau em formato digital e com assinatura qualificada. O novo serviço foi disponibilizado no início deste mês e enquadra-se num conjunto de medidas que estão a ser implementadas na U.Porto para aumentar a eficiência dos seus sistemas de informação, combatendo ao mesmo tempo o desperdício de papel.

O pedido de certidão em formato digital deve ser realizado no sistema de informação no U.Porto (SIGARRA) e abarca as certidões de grau, em português ou inglês, de licenciado, mestre e doutor, com respetivo suplemento ao diploma, nos ciclos de estudos pós-Bolonha da Universidade.

O estudante / diplomado, ao escolher o formato digital, terá a sua certidão disponível exclusivamente online, na página destinada ao pedido do certificado no SIGARRA, após aposição de uma assinatura digital na mesma. Depois de tramitada, a certidão digital e respetivo suplemento ao diploma ficam disponíveis na área pessoal do SIGARRA do estudante, podendo ser descarregados sempre que este necessitar.

Note-se que os certificados emitidos através deste método apenas têm validade legal se mantidos ou apresentados em formato digital, uma vez que a sua impressão (e eventual digitalização) não permite que seja verificada a autenticidade do conteúdo e da assinatura digital.

Vantagens para todos

Resultado da implementação de uma nova plataforma de assinatura digital (DigiSign) pela UP.Digital, o novo serviço vem então colmatar as carências da antiga plataforma de gestão e atestação de certidões de grau em formato electrónico (Digitary), que “exigia processos muito pouco práticos de verificação de autenticidade por parte de quem recebia os documentos. As novas certidões digitais com assinatura qualificada, pelo contrário, já não necessitam deste tipo de infraestruturas pesadas para que qualquer um possa verificar a sua autenticidade. Basta recorrer a um qualquer leitor de ficheiros PDF”, explica Manuel Eduardo Correia, Pró-Reitor da U.Porto com o pelouro das infraestruturas digitais.

Ficam assim a ganhar os estudantes que concluíram os seus cursos e necessitam de certidões digitais comprovativas de grau. “Com este tipo de documentos digitais deixa de ser necessário apresentar cópias notariadas das antigas certidões em papel,  eliminando os custos associados”, exemplifica Manuel Correia. De resto, “sempre que seja necessário provar a titularidade de um grau académico, o seu titular tem apenas que facultar uma simples cópia digital da certidão”.

Segundo o Pró-Reitor, as novas certidões constituem igualmente “um instrumento digital privilegiado para o combate à fraude e reconhecimento seguro e automático de documentos que atestam os graus académicos da U.Porto”. Na verdade, “estes documentos digitais têm a vantagem acrescida de serem praticamente impossíveis de forjar, sendo que a sua autenticidade pode ser aferida de forma totalmente automática, recorrendo a mecanismos criptográficos seguros, sem necessidade de intervenção humana”.

E se os estudantes ficam a ganhar, a nova funcionalidade “satisfaz também necessidades dos serviços da Universidade, que possuem agora uma forma mais ágil de proceder à validação e assinatura de certidões digitais com validade legal”. Por outro lado, “daqui resultam a médio e longo prazo poupanças significativas em termos dos custos de manutenção da operação e ganhos de segurança na emissão de certidões de grau digitais da Universidade do Porto”.

Mais eficiência e menos papel

Estender a nova plataforma de assinatura digital (DigiSign) da U.Porto e integrá-la com “outros sistemas de informação estratégicos para a Universidade” é agora o desafio que se coloca no horizonte da instituição. Entre eles inclui-se o novo sistema de Gestão Integrada de Processos (GIP), no qual estão a ser implementados uma série de processos complexos dos serviços partilhados da Universidade, como é o caso das Compras (Contratação Pública), Recursos Humanos (Contratação de Docentes) e Serviço Jurídico.

“O GIP e o DigiSign são componentes chave na estratégia transversal que temos vindo a delinear para a desmaterialização de processos e ganhos de eficiência para os sistemas de informação da Universidade, com especial enfoque na eliminação imediata do papel”, destaca Manuel Correia.

Lembrando que “a materialização para papel acaba por ter custos elevadíssimos em termos de tempo, pessoas, materiais e equipamentos”, o Pró-Reitor nota ainda que “a verificação da autenticidade das assinaturas manuscritas e a atestação da legitimidade que as pessoas que assinam têm para legitimar esses documentos, são processos de verificação manuais muito complexos e morosos, para os quais a maioria dos nossos funcionários não se encontra devidamente habilitada”.

Nesse sentido,”a nossa estratégia para a U.Porto passa por mitigar todos estes custos e melhorar a segurança da informação através da operacionalização de uma plataforma de assinatura digital, facilmente integrável com os nossos sistemas de informação e capaz de suportar várias dispositivos de assinatura digital”.